Ustanowienie zastawu rejestrowego poprzedzone jest zgromadzeniem następującej dokumentacji:
- Umowa zastawnicza między zastawcą a wierzycielem (zastawnikiem)
- Wpis do rejestru zastawów,
- Dokonanie opłacenia i złożenia wniosku do rejestru (koszt 200,00 zł.).
Skuteczność zastawu rejestrowego następuje wraz z jego ujawnieniem w rejestrze zastawów.
Obciążenie rzeczy zastawem rejestrowym nie stoi na przeszkodzie jej pozostawania w posiadaniu zastawcy lub osoby trzeciej wskazanej w treści umowy o ustanowienie zastawu rejestrowego – za zgodą tej osoby.
Istnieje wymóg sporządzenia umowy zastawniczej w formie pisemnej z informacjami o dacie zawarcia umowy, przedmiocie zastawu, informacje dotyczące zastawcy i zastawnika (wierzyciela), sumę zabezpieczenia wraz z oznaczeniem stosunku prawnego wierzytelności.
Nie wchodzi w rachubę ustanowienie zastawu
- na prawach, dla których występuje możliwość ustanowienia hipoteki lub już ustanowiono hipotekę,
- statkach morskich oraz statków będących w budowie i stanowiących przedmiot hipoteki morskiej.
Zastaw rejestrowy jest formą zabezpieczenia przede wszystkim:
- rzeczy oznaczonych co do tożsamości,
- wierzytelności,
- rzeczy oznaczonych co do gatunku, o ile w treści umowy zastawniczej wskazano ich ilość oraz sposób wyodrębnienia od innych rzeczy tego samego gatunku,
- prawa na dobrach niematerialnych i prawa z papierów wartościowych,
- zbiór praw lub rzeczy ruchomych będących w całości gospodarczej nawet jeśli skład był lub jest zmienny,
- prawa z niestanowiących papieru wartościowego instrumentów finansowych zgodnie z Ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz.U. z 2018 r. poz. 723 z późn. zmianami)
Fakt ustanowienia zastawu na pojeździe samochodowym podlega adnotacji w dowodzie rejestracyjnym. Zastawca może używać rzeczy.
Wniosek o dokonanie wpisu do rejestru zastawów może skierować zarówno zastawca jak i zastawnik (wierzyciel) za wyjątkiem sytuacji, w której przewidziany jest wpis z urzędu. Załącznik do wniosku stanowi umowa zastawnicza lub umowa nabycia przedmiotu zastawu wraz z zastawem rejestrowym lub nabycie udziału we współwłasności przedmiotu zastawu. Wykaz ten nie wyczerpuje możliwych do załączenia dokumentów.
Złożenie wniosku o wpis do rejestru zastawów następuje za pomocą urzędowego formularza. W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną obligatoryjne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wraz z wniesieniem wniosku należy uiścić opłatę w sądzie.